Zarządzanie zobowiązaniami
Zarządzanie fakturami zakupu | Centra Usług Wspólnych
Zarządzanie fakturami zakupu
Zarządzanie fakturami zakupu przez 10 lat (w okresie 2005 – 2015) było jednym z dwóch filarów firmy MAJ Consulting (drugim był SAP). Przez ten okres (a także wcześniej i później) aktywnie uczestniczyłem w projektach gdzie przetwarzanie faktur zakupu było standardowym elementem procesu P2P. Uważam, że faktury zakupu są ważną częścią procesów logistycznych, tak logistycznych nie finansowych. Z doświadczania wiem (pracując jako zaopatrzeniowiec czy też później jako Szef Działu Zaopatrzenia jeszcze zanim zostałem konsultantem SAP), że około 50% czasu zaopatrzeniowcowi zajmuje rejestracja oraz obsługa faktur zakupu. Przypadki gdy mamy fakturę niezgodną z zamówieniem, częściową, zbiorczą, korygującą, pro-formę i wiele innych wymagają zwykle indywidualnego podejścia, kontaktu z Dostawcą, Działem Finansowym (AP) czy też rożnego poziomu managementem (autoryzacja). Inaczej przetwarzane są faktury tzw. MM-kowe (zwykle za materiały/towary bezpośrednie do magazynu w referenci do zamówień MM) a inaczej faktury kosztowe (zwykle z obiektem dekretacji kontrolingowej, poza magazynem, za usługi, środki trwałe itd.). Ponieważ każdy proces zaopatrzeniowy P2P zwykle kończy się fakturą uważam, że to logistyka a ściślej mówiąc zaopatrzenie jest odpowiedzialne za rejestrację (często parkowanie) faktur zakupu w systemie. Przez ostatnie lata rozwinęło się wiele metod komunikacji elektronicznej oraz zmieniły się regulacje prawne co skutkuje coraz częściej pojawiającymi się e-fakturami w różnych formach. Moje doświadczenie w tym zakresie jest naprawdę bogate. Oczywiście należy wspomnieć tu o produktach firmy ReadSoft (obecnie część koncernu Lexmark), które poznałem będąc konsultantem ReadSoft przez 10 lat. Kwestie skanowania, rozpoznawania tekstu (OCR), indeksowania, integracji z systemem SAP w rożnych konfiguracjach i modelach nie są mi obce. W swojej karierze wielokrotnie wdrażałem kompleksowe rozwiązania dla Działu Zobowiązań (AP) zarówno w pojedynczych przedsiębiorstwach jak i międzynarodowych Centrach Usług Wspólnych (SCC). Integracja e-faktur w postaci:
- załączników pdf do poczty elektronicznej,
- faktur przesyłanych jako pliki xml,
- faktur przesyłanych poprzez EDI,
- faktur generowanych poprzez strony www,
jest mi znana. Często pojawiająca się kwestia archiwizacji optycznej (wizualizacji e-faktur) oraz obsługa obiegu faktur (Workflow) to tematy, które zawsze są przedmiotem dyskusji oraz implementacji. Kwestie integracji z zewnętrznymi serwerami zwartości czy też zewnętrznymi narzędziami klasy Workflow nie są mi obce i wielokrotnie realizowałem takie przedsięwzięcia.
Na rynku istnieje naprawdę szeroka ofertę produktów do tzw. “AP automation”. Wybór odpowiedniego produktu, jego integracja z Państwa systemem klasy ERP, definicja przepływów biznesowych to są tematy, którymi się na co dzień zajmuję jako Architekt Rozwiązań w obszarze AP.
Podsumowując chciałbym stwierdzić, że tematyka zarządzania fakturami zakupu to moje kluczowe kompetencje, gdzie różnorakie formy organizacyjne czy też technologiczne stosowanych rozwiązań pozwalają mi oferować na rynku zaawansowane rozwiązania przystosowane do specyficznych potrzeb Klienta.
Raczej nie ma tematów w tym obszarze, które wykraczają poza zakres moich kompetencji. Jako architekt rozwiązań w obszarze AP wspólnie z Klientem opracowuje optymalne biznesowo i kosztowo rozwiązania softwarowe, pomagam w doborze hardware oraz później uczestniczę w ich realizacji biorąc odpowiedzialność za skuteczny proces wdrożenia.
Centra Usług Wspólnych
Obecnie to już nie nowość lecz właściwie standard jeżeli chodzi o duże korporacja. Pamiętam czasy gdy na początku XXI wieku rodziła się ‘moda’ na centralizację usług początkowo IT a później również księgowych. Polska jest jednym z liderów jeżeli chodzi o dostarczanie tego typu usług. Jest to dość specyficzna usługa gdyż wymaga całościowego podejścia do procesów w tym wypadku księgowym. Jedynie sprawna ich definicja oraz implementacja pozwala na uzyskanie korzyści skali i tym samym redukcję całościowego kosztu obsługi procesów.
W swojej dotychczasowej karierze miałem okazje uczestniczyć w budowie kilku Centrów Usług Wspólnych oraz wdrażać rozwiązania IT do obsługi procesów AP w kliku kolejnych. Każdy CUW jest inny i wymagane jest indywidualne podejście. Jednak na pewno międzynarodowy oraz międzykulturowy charakter pracy jest tu codziennością.
Z pewnością ważnym elementem na projektach CUW jest standaryzacja oraz automatyzacja. Biorąc pod uwagę moje doświadczenie w narzędziach do przetwarzania faktur zakupu, zarządzania dokumentami oraz narzędziami do obsługi pracy grupowej myślę, że jestem w stanie pomóc Państwu zarówno na etapie budowy jak i później optymalizacji procesów w ramach CUW.
